Menos trámites, más eficiencia

Imagina un Estado ágil, donde los trámites se resuelven en minutos, los archivos nunca se pierden y los funcionarios dedican su tiempo a lo importante, en lugar de buscar documentos entre rumas de papeles. Suena a utopía, pero es posible.

En plena era digital, muchas entidades públicas peruanas siguen atrapadas en la burocracia del papel: imprimen, firman y archivan. ¿Sabías que solo en fotocopias y almacenamiento físico, el Estado gasta lo suficiente como para financiar proyectos de inversión que cierran brechas?

Cada año, toneladas de papel son consumidas en trámites burocráticos, archivadores repletos de documentos y procedimientos administrativos que parecen diseñados para desperdiciar recursos. Mientras el mundo avanza hacia la transformación digital, muchas de nuestras entidades públicas siguen ancladas en un modelo administrativo donde el papel lo es todo.

En las entidades públicas, muchas veces, los documentos se imprimen en papel para su revisión o distribución, incluso cuando existen alternativas digitales más eficientes. Esto incluye informes, memorandos y otros documentos internos que podrían ser compartidos electrónicamente.

En los procesos de contratación pública (adjudicaciones y licitaciones) se imprimen cientos de páginas de bases, propuestas y actas, cuando podrían manejarse digitalmente en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (Seace).

Aunque existen soluciones digitales para formularios, muchas entidades públicas siguen utilizando formularios en papel para recopilar información de los ciudadanos. Esto no solo consume papel, sino que también requiere más tiempo y recursos para su procesamiento.

Los expedientes de personal como hojas de vida, contratos y evaluaciones se guardan en archivadores, pudiéndose conservar digitalmente. Las resoluciones y directivas, se imprimen para su firma y luego se escanean, en lugar de usar la firma digital desde el inicio.

Las actas de reuniones aún se imprimen y firman en físico, aunque luego sean escaneadas y archivadas digitalmente. La necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos en papel requiere espacio físico significativo y recursos para su mantenimiento. Esto incluye archivos de expedientes, contratos y otros documentos legales que podrían ser digitalizados y almacenados electrónicamente.

Aunque existen sistemas electrónicos para notificaciones, muchas entidades siguen utilizando el papel para enviar citaciones, notificaciones y otros documentos legales a los ciudadanos.

Las normas legales del diario oficial El Peruano, aunque son digitales, muchas entidades imprimen estas normas para su distribución interna. Aun es común ver documentos de más de 50 páginas impresas para reuniones que podrían proyectarse en una pantalla y los informes de gestión se imprimen en vez de compartirse en PDF con firma electrónica.

Estos son algunos ejemplos que ilustran cómo el uso tradicional del papel en las entidades públicas puede ser innecesario y costoso, destacando la necesidad de implementar políticas de digitalización para mejorar la eficiencia y reducir costos. Pero este modus operandi puede cambiar. La política cero papel no es solo una tendencia mundial, es una iniciativa que puede transformar radicalmente cómo funcionan nuestras instituciones públicas.

A continuación, se mencionan algunos beneficios, ahorros potenciales y un plan de implementación sencillo para esta política.

Al disminuir el consumo de papel, se logra un ahorro significativo de los costos operativos. La disminución del uso del papel contribuye a la lucha contra la deforestación y reduce la huella de carbono de las instituciones públicas.

La digitalización de documentos facilita el acceso a la información, mejora la eficiencia de los procesos administrativos y aumenta la transparencia en la gestión pública.

Los ahorros que se generaría es en la reducción en el gasto de papel, tinta y otros materiales de oficina. También habría una menor necesidad de almacenamiento para documentos físicos, lo que puede liberar espacio para otros usos. El ahorro también se daría en el tiempo, al desarrollar procesos más rápidos y menos errores en la gestión documental.

Para aplicar la política cero papel de manera progresiva, sencilla y efectiva, se propone los siguientes pasos:

Fase 1: Diagnóstico y preparación.

• ♦  Designar un líder responsable de la política cero papel.
• ♦  Conformar un equipo multidisciplinario para apoyar la implementación.
• ♦  Realizar un mapeo de procesos que aún dependen del papel.
• ♦ Identificar los trámites prioritarios para digitalizar (expedientes, contrataciones, actas, etc.)

Fase 2: Marco legal

• ♦ Asegurar que la entidad cuente con la regulación interna que permita el uso de firmas electrónicas y documentos digitales.

Fase 3: Capacitación

• ♦ Capacitar a los servidores públicos en el uso de plataformas digitales y manejo de firmas electrónicas y sistemas de gestión documental.

Fase 4: Infraestructura tecnológica

• ♦ Implementar un sistema de gestión documental electrónica.
• ♦ Establecer flujos de trabajo digitales para aprobaciones, notificaciones y archivo.
• ♦ Eliminar progresivamente requisitos de copias físicas de trámites internos y externos.
• ♦ Implementar firmas digitales para documentos oficiales.
• ♦ Asegurar servidores o soluciones en la nube para el almacenamiento seguro de documentos.
• ♦ Implementar medidas de ciberseguridad (backups, control de accesos, encriptación)

Fase 5: Seguimiento

• ♦ Establecer indicadores para medir los resultados e impactos.
• ♦ Realizar evaluaciones periódicas para ajustar la estrategia según sea necesario.
• ♦ Incentivar prácticas sostenibles en la organización.

La política cero papel no es solo una medida de ahorro, sino una transformación necesaria para modernizar el Estado. Su implementación requiere voluntad política, capacitación y una estrategia gradual, pero los beneficios en eficiencia, transparencia y sostenibilidad justifican ampliamente el esfuerzo. Nuestro país ya cuenta con el marco normativo y tecnológico; ahora es momento de acelerar su adopción en todas las entidades públicas.